探討標準作業程序之建構
林茂成
摘 要
壹、前言 在當前之工程環境，以電腦化作業的整合性管理資訊系統已是必然之趨勢，而作業環境之合理化、標準化與制度化，更是達到工程管理目標之必要工作；因此，在工程管理編碼系統建構完成後，如何依據計畫管理目的需求，配合新法規、新標準、新工法、新材料、新機具設備等之不斷更新、擴充地去維護系統之完整，以建構出有價值、有遠景、有貢獻、有意義之資料庫便是很重要的課題。故，本文係以多界面工程之作業特性來描述業主內部本身眾多不同需求使用者，與依規定委約辦理之各專案、規劃、設計、施工、製造、監造使用者，從土木、建築、結構、大地、水電、標誌、圖誌、景觀植栽等之基本設計、細部設計、招標、施工、驗收、結算，及軌道、自動收費系統、機廠設備、車站設施、電聯車、號誌、供電、通訊、電梯、電扶梯、環境控制等系統性工程之基本設計、招標、細部設計、設備製造、安裝測試、驗收、結算等過程之管理，思考如何在團隊組織分工權責下，建立起共同標準作業程序之機制，以做出有效之管控與服務；而於附錄中提供了土木建築工程領域使用之實例，以供讀者進一步瞭解。 貳、工程管理編碼系統與運用 工程管理編碼系統之主要目的，在於提高工程資料分類選擇、識別之處理效率，因此需將資料作適當之分類，依其相異性或相似性，分配到預先訂定的類別或等級內，而編碼(Coding)是指對分類所訂定的類別或等級賦以文字或數字符號，借此符號反映該類別或該等級所代表的資訊[1]；易言之，編碼是利用簡短的文字和數字來代表某一資料的內涵，使這些資料所代表的意義，得以正確地識別[2]。 編碼分類系統依其結構型態，可分為(一)依分類範圍內之項目，按從屬關係而分，有上級、同位、下級關係之樹型系統(Tree Type Systems)；(二)由縱橫二軸之矩陣構成之分類系統，此縱橫二軸之意義可以特性、時間、組織等之矩陣式系統(Matrix Type Systems)；及(三)由多層次之矩陣系統之重疊組合而成之層面系統(Facet Type Systems)等三種主要類型[2]。 而多界面性工程典型例之台北都會區捷運系統工程之工程項目與資源項目之編碼架構即以樹型系統(Tree Type Systems)分類，其中工程項目之特性便是依據各章規範界定之群組將各工程範圍內之項目，依現有法令規定、工程師之經驗及工程慣例按上述原則之方式編排其從屬關係，並以分工結構(Work Breakdown Structure)加以歸類成符合標準規範綱要編碼五碼四層17大分類之架構，以清楚定義資料元素間之相互關係，便利資料搜尋[5]；而資源項目為組合工程項目之基本資源，其會隨著工程型態之演進，新工法、新材料、新機具不斷地推陳出新，而需不斷地補充或修訂資源編碼及其資料，以能配合實務作業之需求[6]。 參、標準作業程序之探討與建構 由於工程的運作環境日益複雜，故工程團隊組織體之規模亦會愈趨龐大，如果組織體在一定的程度上有適當的作業規範來描述作業的程序及內容，而因此能夠適時提供作業人員相關的資訊，則將能使組織體的運作更具效率[4]與達成工程(或計畫)管理之目標。 此外，組織越龐大，運作會愈複雜，團隊內部控制與管理模式建立之重要性也相對的提高，尤其是在採行電腦處理資料後，無論在組織結構、人員之分工、工程系統規劃的處理程序、資料的儲存方式、稽核軌跡的保存等方面均有重大的改變，而傳統的人工內部控制方式與管理行為，已無法有效的發揮其控制與管理功能，且在電腦作業的快速、一致特性下，若不適當的加入適宜管理模式，將易導致團隊內部控制產生缺失與無法建構有效之工程管理結果；因此建立一由預防、偵測、更正等方面探討工程管理編碼系統在多界面性工程運用時所應具備之內涵，在管理時所應具備之控制程序，以及在資訊作業環境的管理控制、安全措施與品質提昇等，均是重要的課題。然而過於嚴密的控制不僅不符合經濟原則，同時也會給使用者帶來極大之不便；因此，任何控制措施，均需將控制、成本及便利性三方面之因素作均衡之考量，如此實施時將可減少不必要的人為抗拒，而較易成功[3]。 目前在我國重大工程運作的環境裡，此種記錄組織體內作業運作狀況的作法中，對於作業程序資料的處理上而言，均缺乏明確而合理資料模式，以描述此種特殊之資料型態；因此在黃心懋先生[4]之碩士論文中指出目前公共工程單位之作業程序，多未能充份掌握其結構與特性，亦缺乏適當的工具協助，致未能有效的處理及充份使用這些資料；因此，如何建構一個適宜之標準作業程序，使得更有效率的協助團隊組織體記錄，並運用其作業程序資料，便是很重要的課題。 一般多界面性工程之實質內涵與運作界面需求，其作業程序之內容規範不外乎會有下列之要項(一)法令依據；(二)目的；(三)範圍；(四)作業程序；(五)參考資料；(六)定義；(七)權責；(八)注意事項；(九)使用書表；或(一)法令依據；(二)辦理時應注意之事項；(三)使用書表；(四)作業流程圖等來清楚而具體地描述作業規範，使團隊組織體之各成員、使用者能充份遵行作業程序與內容。附錄Ⅰ及附錄Ⅱ為筆者根據前述精神所擬之大台北都會區捷運系統工程之編碼系統資料庫中的土木建築工程項目、資源項目及編碼之增加、修改、刪除標準作業程序書案例，謹提供讀者參考與指正。 肆、結論與建議 一、結論： 近年來由於工程規模日益龐大，工程內容日趨複雜，傳統之工程管理已不敷當前之需求，而需藉助電腦精確快速度的特性，以處理大量的資料，因之工程管理電腦化已是必然之趨勢，而編碼(Coding)則為人與電腦之間最直接的溝通管道，因此完整實用的編碼系統便是實行電腦化非常重要的基礎，而標準作業程序更是工作團隊所有成員必須遵循之規範，方能使得工程管理達到預期之目標，尤其工程技術、機具、儀器、設備、材料等日新月異，適宜之機制以因應實務需求，便是相當重要的課題。而本報告僅是實務執行之開端，未來將在型態管理制度下再完成其它領域之標準作業程序的後續計畫課題。 二、建議： 1.編碼系統及其應用軟體不宜以傳統觀點僅著眼於推動工程估價電腦化，或採不同編碼系統與不同軟體在專案或計劃上之應用，宜含時程、預算、成本控制、資源調配、預測…等之以整體計畫(或工程)之整合性的專案規劃與控制(Integrated Project Planning and Control)之管理角度去考量及規劃，否則運用電腦來協助專家推動工程在恰當時間，以最節省之成本，達成最佳需求品質之管理目的、意義與效果，即會因個別作業環境之不同而易肇致疏漏、或整合不當而大為減低。 2.Masterformat新舊版本差異大，依CSI/CSC過去之運作狀況言，其是會有機會再修改的；因此，我國確需在國際觀之情況下結合本土需求引用，惟在確定後即不宜再作大幅度之更動，否會影響到各公、私單位後續之「工程項目編碼」與「資源項目編碼」系統規劃，進而影響到資源之建構與工程管理運行之困擾。 3.綱要規範、標準規範與編碼系統當應充份結合CNS，CNS無者或不合時宜處，應透過簡化機制由相關公會、單位提交資料交由經濟部標準檢驗局主動立即修改與整合，以引領各公、私單位之使用與相關產業之配合。 4.規範及編碼在計畫(或工程)管理上具有指導性，因此全國宜有常態性之管理與維護單位，以引領全國各公、私單位共同建立一個有價值、有遠景、有貢獻、有意義之資料庫，並進而積極地建構出確實之國家資源，資料庫與其維護機制。 5.由於規範之篇、章、節間互有上位、同位或下位關係，因此宜有規範主管單位以統一事權，俾利各章之工項可以順利地按規範(含非技術部份)第一節中之定義範圍，清楚地依序規劃群組後，再按尺度、功能…或功能、尺度…等特(屬)性分類而規劃，否過多而逾範圍，便有章節間之衝突，而讓使用者誤用；而若不足欠考慮，亦將造成邏輯混亂，後續編碼無以為繼之窘境。 6.規範各章引用之標準(CNS、ASTM、…)間礙因基本規範中之物理、化學、功能、尺度…條件會互有重疊、不一或衝突(國情不同)等；因此宜儘量先將規範引用之CNS、ASTM、…整合後再規劃編碼，以利各使用者之使用及產業界之配合應用，而確若無法整合時，再各自獨列。 7.有關計量單位之管理，工程項目部份最後乙碼可為單位代碼，但宜儘早規劃至少按篇次整合固定之；至於資源項目亦以最後乙碼為單位代碼，並按L、E、M資源整合固定之，而不宜隨各章、工項群、或資源之大分類訂定，以利語彙、碼意之管理者與使用者記憶。 8.中央及各地方規範(如道路、交通維持設施…)應加以整合，否未來會出現實質上是相同卻不一樣之編碼，或要求差異不大卻細分過多，而造成工程管理上之困擾與資源浪費。 9.工程項目、資源項目之中、英文名稱、單位之標準表示原則，宜建立全國一致性之規則(目前中央各部會之有關編碼、分類、名稱規定與文件資料亦不一)，以利各公、私單位、使用者之運用，否則一個工程項目或資源項目若由五個單位或使用者設計，恐會出現多種表示法，而造成工程管理運用之困擾。 10.規範各章之工程項目，應儘速建立完整之工料分析，以引領全國作業模式之合理化。 ■參考文獻 1.孫葆銓譯，《群組技術的原理與實務》，徐氏基金會，1987.09。 2.陳素娥，《工程管理編碼系統之研究》，碩士論文，台灣工業技術學院，1989.06。 3.趙時勤，《資訊系統稽核控制架構建立之探討》，碩士論文，中興大學，1991。 4.黃心懋，《工程標準作業程序之物件導向模式分析》，碩士論文，台灣大學，1993。 5.林茂成，《多界面性工程編碼系統之發展、運用與管理(一)》，現代營建，第234期，1999.06。 6.林茂成，《多界面性工程編碼系統之發展、運用與管理(二)》，現代營建，第235期，1999.07。 附錄Ⅰ
壹、法令依據 一、本局標準規範。 二、本局工程管理資訊系統資料庫。 貳、目的 工程項目及其編碼是計畫管理資訊系統之靈魂，具有統一、分析及作業導引之功能，故訂定本標準作業之管理規則，以為共同遵循。 參、範圍 凡欲增加、修改或刪除本局PM資料庫中之土木建築工程項目及編碼內容，均屬本作業程序之範圍。 肆、作業程序 參照作業流程圖。 伍、參考資料 一、台北捷運專案整合系統(TPS/PM)估價分析系統使用手冊。 二、美國營建規範協會(Construction Specifications Institute，簡稱CSI)及加拿大營建規範協會(Construction Specifications Canada，簡稱CSC)之綱要規範(Masterformat)。 三、中國國家標準(Chinese National Standards，簡稱CNS)。 陸、定義 一、工程項目：為達成專案計劃各里程碑之作業項目，或為合約工作項目以表列於預算書及施工合約書之工程價目單內詳細表上之項目等之而言。 二、DDC：意指與本局有服務合約關係以擔任細部設計顧問者而言。 三、TPS：係指台北捷運專案整合系統(Taipei Transit Project Synergy Systems，簡稱TPS)。 四、PM編碼：係本局工程管理資訊系統(Project Management InformationSystems，簡稱PM)之作業項目編碼。 五、資料庫：係指一群互相關連的資料，以避免重覆之原則予以儲存在一起，以最佳方式供給一個或一個以上之應用程式使用而言。 柒、權責 一、依本局分層負責明細表(乙表)規定辦理。 二、依本局各處室及各工程處業務職掌表規定辦理。 捌、注意事項 一、工程項目碼具唯一性，其項目名稱、單位之設計，應行審慎，並注意須符合法令規定與公平規範。 二、本局工程管理資訊系統應用之結構係採多層複合架構之分析方式，其工程項目及資源項目編碼皆採八碼，以第一碼之資料型態為數字或文字作區分。 三、本局土木建築工程項目編碼各碼欄位原則規定如下：
五、土木建築工程中雖可細分不同專業類別，但其工程項目及編碼須儘量採用以工作性質為主之作業原則。 六、工程項目及其編碼係本局重要之基準資料，如非需要以不增加、修改及刪除為原則。各單位辦理申請前，應先充份瞭解該基準資料之內 容與工程實際需求，以免造成作業困擾。 七、為嚴格管控本基準資料，各單位擬議增加、修改或刪除之工程項目與編碼，須先經本局核定頒行後，方准使用；故有關之作業時間需求，申請單位須加以考量，以免延誤工作進度。 八、本局工程管理資訊系統資料庫中之土木建築工程項目及編碼內容若有增加、修改或刪除，除依據程序核定後先分函相關單位知照外，並即納入資料庫(Data Base)中提供使用。 玖、使用書表 本局PM資料庫中之土木建築工程項目及編碼之增加、修改、刪除申請單。
附件Ⅱ
壹、法令依據 一、本局標準規範。 二、本局工程管理資訊系統資料庫。 貳、目的 資源項目及其編碼是計畫管理資訊系統之靈魂，具有統一、分析及作業導引之功能，故訂定本標準作業之管理規則，以為共同遵循。 參、範圍 凡欲增加、修改或刪除本局PM資料庫中之土木建築工程資源項目及編碼之內容，均屬本作業程序之範圍。 肆、作業程序 參照作業流程圖。 伍、參考資料 一、行政院頒行之「中華民國職業標準分類」。 二、行政院頒行之「財務標準分類」。 三、中國國家標準(Chinese National Standards，簡稱CNS)。 四、台北捷運專案整合系統(TPS/PM)估價分析系統使用手冊。 陸、定義 一、資源項目：為組合工程項目之基本資源，包括人力(L)、材料(M)、機具、儀器、設備(E)及或雜項(W)等內容，以達成專案計劃各里程碑之各作業項目，或表列於預算書及施工合約 書之工程價目單內單價分析表上之項目等之而言。 二、DDC：意指與本局有服務合約關係以擔任細部設計顧問者而言。 三、TPS：係指台北捷運專案整合系統(Taipei Transit Project Synergy Systems，簡稱TPS)。 四、PM編碼：係本局工程管理資訊系統(Project Management Information Systems，簡稱PM)之作業項目編碼。 五、資料庫：係指一群互相關連的資料，以避免重覆之原則予以儲存在一起，以最佳方式供給一個或一個以上之應用程式使用而言。 柒、權責 一、依本局分層負責明細表(乙表)規定辦理。 二、依本局各處室及各工程處業務職掌表規定辦理。 捌、注意事項 一、資源項目碼具唯一性，其項目名稱、單位之設計，應以中國國家標準或公認之國際標準為主，作業時需注意須符合法令規定與公平規範。 二、本局工程管理資訊系統應用之結構係採多層複合架構之分析方式，其工程項目及資源項目編碼皆採八碼，以第一碼之資料型態為數字或文字作區分。 三、本局土木建築工程資源項目編碼各碼欄位原則規定如下：  【例如】：  四、第4,5,6,7,8碼原則上以數字為主,但若遇數字不敷使用時,得以英文字母作為彈性擴充之使用。 五、資源項目之尺度規劃應請節制,注意模矩考量、整數設計,不宜有不經濟之特別或消極設計。 六、資源項目當歸入材料類(M)者,不可編入機具、儀器、設備類(E);反之該歸入機具、儀器、設備類(E),亦不得編入材料類(M);其編歸原則,得視該資源項就該專案或施工合約而言,是否為其永久性工程或設施之一部份為選擇基準。另雜項類(W)之編選,亦應極其嚴謹,不宜歸入者,萬勿勉強。 七、資源項目及其編碼係本局重要之基準資料,如非需要以不增加、修改及刪除為原則。各單位辦理申請前,應先充份瞭解該基準資料之內容與工程實際需求,以免造成作業困擾。 八、為嚴格管控本基準資料,各單位擬議增加、修改或刪除之資源項目與編碼,須先經本局核定頒行後,方准使用;故有關之作業時間需求,申請單位須加以考量,以免延誤工作進度。 九、本局工程管理資訊系統資料庫中之土木建築工程資源項目及編碼內容若有增加、修改或刪除,除依程序核定後先分函相關單位知照外,並將納入資料庫(Data Base)中提供使用。 玖、使用書表 本局PM資料庫中之土木建築工程資源項目及編碼之增加、修改、刪除申請單。
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